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Archivverwaltungs- und Verzeichnungsprogramme

Anders als noch vor knapp 20 Jahren hat sich die Produktpalette an Verzeichnungs- und Archivverwaltungsprogrammen stark verändert. Kamen vor einigen Jahren noch neue, auch aus dem europäischen Ausland stammende Softwarelösungen und -versionen auf den deutschen Markt, hat sich die Zahl der Anbieter, die für deutsche Archive in Frage kommen konsolidiert. Dies liegt vor allem an den hierzulande wichtigen beziehungsweise wichtig werdenden Rahmenbedingungen - ISAD(G), EAD(DDB)1.1, Verarbeitung von Normdaten und andere.

Die folgende kommentierte Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, kann aber als erste Orientierung hilfreich sein. Bei den Überlegungen zur Anschaffung sollten einige Punkte beachtet werden.

  1. Da die Programme unterschiedliche Leistungsschwerpunkte bieten, sollte zunächst überlegt werden, welche Ansprüche man an das Programm stellt. Dies sollte in einem Anforderungsprofil zusammengefasst werden.
  2. Das Anforderungsprofil sollte in der Ausschreibung oder in den Anfragen an die Hersteller abgefragt werden.
  3. Bei Kostenvoranschlägen sollten nicht nur die Anschaffungs- und Wartungskosten berücksichtigt werden, sondern auch die Kosten für das Überführen der Altdaten und die Schulung der späteren Nutzer.
  4. Es empfiehlt sich, die vielversprechendsten Kandidaten im Laufe eines Testbetriebs ausführlich zu prüfen.

Nähere Informationen zum Vorgehen bei der Beschaffung von neuer Archivverwaltungs- und Verzeichnungssoftware finden Sie in den hierunter verlinkten PDF-Dokumenten. Dort finden Sie grundsätzliche Fragen, die Sie sich stellen sollten bei der Anschaffung von Archivsoftware und welche Anforderungen ein Programm auf jeden Fall erfüllen sollte.

Die Programme in alphabetischer Reihenfolge

Stand der Informationen: Februar 2019

ACTApro

Die Firma startext entwickelt seit 20 Jahren Softwarelösungen für Archive. ACTApro ist seit 2007 verfügbar und besteht aus folgenden, nach Bedarf nutzbaren, Modulen:

  • ACTApro Desk zur Erschließung
  • ACTApro Magazin zur Magazin- und Zugangsverwaltung
  • ACTApro Benutzung zur Kundenverwaltung, Kundenrecherche und Archivalienbestellung

Die Software wurde auch für kleine Archive entwickelt und orientiert sich in der Bedienung konsequent an Windows-Standards. Sie unterstützt eine strukturierte Darstellung von Archivtektonik, Beständen, Klassifikationen und zugeordneten Verzeichnungseinheiten in einer Baumdarstellung am linken Bildschirmrand. Die automatisierte Signatur- und Laufzeitprüfung sowie die Übernahme von Personendaten aus der GND und Thesauri unterstützen bei der Erschließung. Eine XML-basierte Datenhaltung ermöglicht den einfachen Import und Export von Beständeübersichten und Findbüchern aus beziehungsweise nach EAD/EAD(DDB) 1.1 und Microsoft Excel. Digitalisierte Bild-, Audio-, Multimedia- und PDF-Dateien können an Verzeichnungseinheiten angebunden werden. ACTApro ist mandantenfähig und verfügt über Schnittstellen unter anderem zum elektronischen Langzeitarchiv DiPS.kommunal.

archivis pro

Aus dem österreichischen Haus Joanneum Research stammt das Programm archivis pro. Es erlaubt ISAD(G)-konforme Verzeichnung, muss jedoch noch auf die deutschen Verzeichnungstraditionen angepasst werden. Die flexible hierarchische Struktur erlaubt diese Anpassung, ohne sich in eine Programmiersprache einarbeiten zu müssen. Das Programm integriert sich gut in die Microsoft Office-Umgebung.

AUGIAS-Archiv und AUGIAS-Express

Seit über 25 Jahren produziert AUGIAS-Data Software für Archive und zur Verwaltung von Zwischenarchiven. Zu den aktuellen Produkten zählen:

  • AUGIAS-Archiv 9.2
  • AUGIAS-Express 7
  • AUGIAS-ZwischenArchiv X

Das Erschließungsmodul von AUGIAS-Archiv 9.2 orientiert sich an internationalen Standards. Optional erhältlich sind Module zur Verwaltung des Lesesaals und des Magazins. AUGIAS-Archiv 9.2 ist mandantenfähig. Digitalisierte Bild-, Audio-, Multimedia- und PDF-Dateien können an Verzeichnungseinheiten angebunden werden. Es können Repräsentationen nach PREMIS 3.0-Standard verwaltet werden.

Erschließungsdaten können aus unterschiedlichen Quellformaten mit Hilfe des Moduls AUGIAS-Konvert 3.1 importiert werden. Der Datenexport ist in unterschiedlichen Formaten möglich. Mithilfe des integrierten EAD(DDB)-Moduls können Beständeübersichten und Findbücher im Format EAD(DDB) 1.1 für das Archivportal "Archive in NRW", das Archivportal-D und die Deutsche Digitale Bibliothek erstellt werden. Eine Schnittstelle zum elektronischen Langzeitarchiv DiPS.kommunal ist verfügbar. Für kleinere Archive mit bis zu drei Arbeitsplätzen ist die kostengünstigere Variante AUGIAS-Express 7 mit reduziertem Funktionsumfang erhältlich. Zur Verwaltung von Altregistraturen (Zwischenarchiv) kann AUGIAS-ZwischenArchiv X genutzt werden.

CMI STAR

Das schweizerische Unternehmen CM Informatik AG stellte ursprünglich Lösungen für die IT-gestützte Registratur in Kommunalverwaltungen her. Die Archiv-Software CMI STAR bietet eine stark an Windows angelehnte Optik. Die XML-basierte Datenhaltung ermöglicht einen einfachen Import zum Beispiel von Abgabelisten aus der Verwaltung in das Programm und den genauso einfachen Export von Erschließungsdaten in andere Systeme. Auch die Übernahme von elektronischen Akten und ihren Metadaten soll möglich sein. CMI STAR bildet die Archivtektonik nach ISAD(G) ab und ist damit auf den deutschen Markt und der hier genutzte Hierarchie von "Archiv - Beständegruppen - Bestände - Teilbestände - Serien/Bände - Verzeichnungseinheit" übertragbar. Es bietet eine Erweiterung mit Provenienz-, Magazin- und Akzessionsverwaltung. Der EAD-Export kann durch kundenspezifisches Mapping an EAD(DDB) 1.1 angepasst werden. Eine Schnittstellenanbindung für DIMAG ist 2019 in Vorbereitung, für DiPS.kommunal derzeit jedoch nicht. Das Programm verwendet die Schweizer Fachterminologie also zum Beispiel "Dossier" statt "Akte".

Faust 8

Wie AUGIAS gehört Faust zu den etablierten Verzeichnungs- und Archivverwaltungsprogrammen in Deutschland. Momentan liegen drei Varianten vor:

  • FAUST Professional, der Vollausbau des Programms
  • FAUST Standard mit eingeschränktem Funktionsumfang
  • FAUST EntryArchiv als Einstiegsvariante

Das Programm ist mitgeprägt von Ansätzen aus der Bibliotheks- und Museumstätigkeit, so dass gerade Häuser mit großen Sammlungs- und Bildbeständen hier entsprechenden Erfassungsmöglichkeiten vorfinden. Die Architektur des Systems erlaubt weitgehende Anpassung an die Bedürfnisse vor Ort. Diese Adaptionen können die Anwender nach entsprechenden Schulungen selbst vornehmen. Neuere Versionen unterstützen den Datenexport über eine variable XML-Schnittstelle. Die erzeugten XML-Dateien erlauben die Online-Präsentation im Archivportal NRW. Der Datenimport und -export von Erschließungsdaten ist ebenfalls in unterschiedlichen Formaten möglich. Für das Hochladen von Beständeübersichten und Findbüchern ins Archivprotal "Archive in NRW" müssen entsprechenden EAD(DDB)-Exporte konfiguriert werden. Schnittstellen zum elektronischen Langzeitarchiv DiPS.kommunal sind verfügbar.

Midosa XML

Die ursprünglich gemeinsam von der Archivschule Marburg, dem Bundesarchiv und dem Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelte Software basiert in ihrer aktuellen Version auf einer XML-Datenhaltung. Diese erlaubt es gedruckte und Online-Findbücher einfach zu erzeugen. Die zugrunde liegende Fachlichkeit, die EAD-Konformität und die Import- und Exportmöglichkeiten machen das Programm zu einer kostengünstigen Alternative für Benutzer, die vor allem ein Verzeichnungsprogramm und nicht ein komplexes Archivverwaltungsprogramm suchen. Die Verzeichnungsmaske wurde vor allem für die Aktenverzeichnung entwickelt. Es existiert eine Einzelplatzversion und eine für Mehrbenutzerbetrieb.

scopeArchiv 5.3

Das modular aufgebaute schweizerische Archivverwaltungsprogramm scopeArchiv steht momentan in zwei Varianten zur Verfügung:

  • scopeArchiv klassisch, für mittlere, große und sehr große Archive
  • scopeBusiness für Firmenarchive und kleinere öffentliche Archive mit einfacherer Handhabung

Das Programm ist in der Lage, unterschiedliche Medien wie Filme, Audiomaterial und Fotos sowie ihre Beschreibungen im Internet zu präsentieren. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Verzahnung mit Dokumenten Management Systemen und den in ihnen erzeugten elektronischen Akten. Scope bietet ein integriertes elektronisches Langzeitarchiv-System an. Das Programm verwendet die Schweizer Fachterminologie als zum Beispiel "Dossier" statt "Akte". Die Nutzung des EAD(DDB)-Export Plugin stellt sicher, dass Beständeinformationen in die gängigen Portale, wie Archivportal NRW und Archivportal-D, hochgeladen werden können.