Das aussondernde System (z.B. DMS) muss die Daten und Metadaten so strukturiert exportieren, dass sie vom DiPS.kommunal-Eingangskanal verarbeitet werden können. Dieser Eingangskanal basiert auf dem Datenaustauschstandard xdomea. Die Exportfunktionalität des aussondernden Systems wird als Schnittstelle bezeichnet.

Konzepte für Schnittstellen zu DMS oder anderen Fachverfahren zu verfassen und die Schnittstellen zu testen, bedeutet hohen personellen Aufwand und die Beteiligung verschiedener Akteure. Das DiPS.kommunal-Support-Team organisiert und begleitet derzeit in rund 15 Unterarbeitskreisen die Schnittstellenentwicklung zu verschiedenen aussondernden Systemen. Dafür kommen Kunden, die DiPS.kommunal und das Fachverfahren einsetzten, Hersteller des aussondernden Fachverfahrens und Archivare und IT-Fachleute des DiPS.kommunal-Support-Teams zusammen. 
Sollten Sie Bedarf an einer Schnittstelle haben, oder Ihre Mitarbeit an einem bestehen Unterarbeitskreis anbieten wollen, wenden Sie sich bitte an das DiPS.kommunal-Support-Team.
 

Jedes Amt, das Daten aus einem Fachverfahren übernehmen möchte, muss die Exportschnittstelle beim Hersteller beauftragen/kaufen. DiPS.kommunal hat keinen Einfluss auf die Preisgestaltung des Herstellers. 
Die Mitarbeiter:innen des DiPS.kommunal-Support-Teams begleiten die Schnittstellenentwicklung im Rahmen der Serviceleistung.

Bei der Installation von DiPS.kommunal wird auf einem Ihrer Laufwerke das sogenannte dipstransfer-Verzeichnis angelegt. In diesem Transferverzeichnis finden Sie die entsprechend benannten Eingangskanäle für die sichere, automatisierte und protokollierte Datenübernahme in Ihr digitales Magazin. 
Der Eingangskanal "eakte" ist für Unterlagen, die schon bei der abgebenden Stelle in einem DMS oder einem elektronischen Fachverfahren in einer logischen geordneten Struktur vorlagen. Sobald sie archivwürdige Daten haben, überstellen sie diese (manuell oder automatisiert) in diesen Ordner eakte. 
Der Eingangskanal "pit" ist für sogenannte unstrukturierte Daten, z.B. aus Fileablagen. Diese Daten müssen mit dem Pre-Ingest-Toolset (s. 2.5) so vorstrukturiert werden, dass sie über den Eingangskanal pit in Ihr digitales Magazin überstellt werden können.
Der Eingangskanal "xpsr" dient zur Übernahme der Daten aus elektronischen Personenstandsregistern.
Eine Dokumentation über die Eingangskanäle finden Kund:innen im KDN-Mitgliederportal (DiPS.kommunal Anwenderhandbuch und Tutorials (zukünftig)).

Das Pre-Ingest-Toolset, das im DiPS.kommunal-Paket inkludiert ist, dient dazu, unstrukturierte digitale Dokumente in eine strukturierte Form zu bringen, mit Metadaten anzureichern und in ein Archivpaket zu packen. Nur mit dieser Vorfeldarbeit mittels PIT.plus ist es möglich, Daten aus einer Fileablage nach DiPS.kommunal zu übernehmen.

Zum Einstieg könnten Sie zuerst einmal schauen, was in Ihrem Archiv bereits an digitalen Abgaben vorhanden ist. Häufig findet sich etwa ein digitaler Nachlass, die digitalen Fotografien der Pressestelle oder die Fileablage eines Amtsleiters oder Bürgermeisters, der in den Ruhestand getreten ist, bzw. nicht wiedergewählt wurde. Dies alles sind elektronische Daten, die außerhalb von Fachverfahren entstanden sind.

Diese sogenannten „unstrukturierten Daten“ können mit Hilfe des Strukturierungstools PIT.plus (Pre-Ingest-Toolset) vorstrukturiert und dann nach DiPS.kommunal eingeliefert werden.

Bei den sogenannten „strukturierten Daten“ werden in der Regel Ratsinformationssysteme (RIS) schon länger in den Verwaltungen einsetzt als Dokumentenmanagementsysteme und halten bereits aussonderungsreife Daten bereit, da i.d.R. nach jeder Legislaturperiode Daten übernommen werden könnten.

Bei der Betriebsstätte LWL erfolgt die Freischaltung des Zugangs über das Netz des Bundes (NdB) auf die DiPS.kommunal-Server. Hierfür müssen Sie bei Ihrem IT-Dienstleister/Ihrer IT erfragen, mit welcher Adresse Ihre Kommune im NdB erscheint. Die Anfragen finden auf nicht üblicherweise freigegebenen Ports statt. Möglicherweise ist auf Ihrer Seite noch eine Firewallregel zu konfigurieren.
An den Arbeitsplätzen der mit DiPS.kommunal arbeitenden Kolleg:innen sind folgende Voraussetzungen nötig:

• Zugriff mit einem modernen Browser auf die Web-Plattform von DiPS.kommunal 
• Zugriff auf das im Netzwerk vorhandene Verzeichnis, über welches der TransferClient die Daten mit dem LWL austauscht (s. Frage 5.2)
• Zugriff auf das Pre-Ingest-Toolset (s. Frage 5.2)

Im KDN-Mitgliederportal finden DiPS.kommunal-Kund:innen Informationen und Handreichungen, wie etwa eine Formatliste mit zugelassenen Formaten in DiPS.kommunal, das DiPS.kommunal-Handbuch sowie die Dokumentation der DiPS.kommunal-Anwendertreffen. Zukünftig werden auch Tutorials über das KDN-Mitgliederportal zur Verfügung stehen.

Das Handbuch richtet sich in erster Line an Archivar:innen, die DiPS.kommunal in der Praxis nutzen. Es erklärt insbesondere die Bedienung des webCubes (Weboberfläche des „digitalen Magazins“) und des Strukturierungswerkzeuges PiT.plus (Pre-Ingest-Toolset). Darüber hinaus bietet es auch Praxisbeispiele und geht auf die Anbindung der Archivsoftware ein. Das Handbuch sowie (zukünftig auch) Videoanleitungen finden DiPS.kommunal-Kund:innen im KDN-Mitgliederportal. 
 

Die DiPS.kommunal-Kund:innen der Betriebsstätte LWL haben jährlichen Anspruch auf fünf Personentage Support. Dieser Support kann auch beinhalten, Lieferungen gemeinsam in das Langzeitarchiv zu überstellen. Sollte man über das Kontingent hinaus Support benötigen, kann das nach Preisliste beauftragt werden.
 

Das Digitale Archiv Nordrhein-Westfalen (DA NRW) bietet eine träger-, sparten- und institutionenübergreifende Lösung für eine digitale Langzeitarchivierung, die von allen Institutionen in NRW (und darüber hinaus) zur dauerhaften Sicherung ihrer digitalen Bestände genutzt werden kann. Um den unterschiedlichen fachlichen Anforderungen gerecht zu werden, wird mit einer Verbundlösung gearbeitet. Innerhalb des DA NRW stehen Ihnen die DA NRW Software Suite (kurz: DNS) und die mandantenfähige Digital Preservation Solution (kurz: DiPS.kommunal) als Module zur Verfügung.

Der Schwerpunkt für die Digitales Archiv NRW Software Suite (DNS) liegt auf der Verarbeitung von Inhalten aus dem Bereich der Landesbibliotheken und Museen, während spezifische Eingangskanäle und archivische Arbeitsprozesse im Fokus von DiPS.kommunal stehen. 

Die Entwicklergemeinschaft DiPS.kommunal besteht aus zwei Betriebsstätten – dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe und der Stadt Köln – die sich die regionale Zuständigkeit wie folgt aufgeteilt haben. Beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe sind die LWL.IT-Service Abteilung und das LWL-Archivamt Ansprechpartner:innen für Westfalen-Lippe und den norddeutschen Raum. Bei der Stadt Köln stehen dem Rheinland und dem süddeutschen Raum Ansprechpartner:innen aus dem Amt für Informationsverarbeitung sowie aus dem Historischen Archiv der Stadt Köln zur Verfügung. Die Entwicklergemeinschaft ist nicht nur das Rechenzentrum der Langzeitarchivlösung, sondern bietet auch Beratung, Support, Schulungen u.v.m..

Beim jährlichen DiPS.kommunal Anwendertreffen kommen alle DiPS.kommunal- Kund:innen und die Entwicklergemeinschaft zu einem Austausch zusammen. Neben Berichten über Neuerungen am System werden inhaltliche Workshops zu verschiedenen Themen aus der Praxis angeboten, wie z.B. zur Webseitenarchivierung. Die Materialien der Workshops dienen im Nachgang häufig als Handlungsempfehlungen und sind im KDN-Mitgliederportal abrufbar.

Neben dem LWL und der Stadt Köln gibt es weitere Einrichtungen, die ein eigenes DiPS-System der Firma SER als Langzeitarchivlösung einsetzen (z.B. die Landesarchive NRW und Rheinland-Pfalz sowie das Stadtarchiv Stuttgart). Mit diesen Institutionen tauscht sich die Entwicklergemeinschaft regelmäßig aus, um das Produkt stetig zu verbessern und weiterzuentwickeln.

Der DiPS-Workflow ist über eine Reihe technischer Systeme abgebildet, die OAIS-konform nacheinander bestimmte Funktionen im Prozess gewährleisten. Die für DiPS eingesetzte Software besteht einerseits aus Komponenten, die auf Kundenseite erforderlich sind, wie andererseits aus den serverseitigen Komponenten, welche den Ingest und die eigentliche Archivierung absolvieren. An Ende des Prozesses werden die Daten erzeugt, welche in das kundeneigene AFIS eingespielt werden können. 

Auf Kundenseite werden unstrukturierte Dateisammlungen mit dem Pre-Ingest Toolset "PIT.plus" strukturiert und dann mit einem Dateitransferprogramm an den Server überstellt. Auch e-Akten werden über den sogenannten TransferClient übertragen. Die Übertragung erfolgt über das Netz des Bundes, ein vom Intranet getrenntes, separates Netz. Für die Kommunikation mit den serverseitigen Komponenten sind auf Kundenseite in der Regel Freischaltungen auf der Firewall erforderlich. Das Programm PIT.plus benötigt ein Windows-Betriebssystem, der TransferClient kann auf Linux oder Windows betrieben werden. 

Sobald sich die Lieferung auf dem DiPS-Server befindet, werden die enthaltenen Dateiformate identifiziert und validiert, Metadaten werden extrahiert und nicht-langzeitstabile Dateiformate werden konvertiert. Danach steht die Lieferung zur Kontrolle in einer Web-Plattform  bereit, von der aus sie für die Langzeitarchivierung freigegeben werden können. Die Langzeitarchivierung erfolgt in drei georedundant eingerichteten WORM-Systemen, die Schreibvorgänge, aber keine Löschvorgänge zulassen. Die Serverinfrastruktur basiert auf Linux und Java, wird regelmäßig aktualisiert und automatisch überwacht.

Nach Freigabe einer Lieferung für die Langzeitarchivierung werden die Daten für das AFIS erzeugt. Sie werden als xml über einen Rückkanal des TransferClients bereitgestellt und sind darüber hinaus in der Web-Plattform abrufbar.

Die Freischaltung des Zugangs über das Netz des Bundes auf die DiPS-Server des LWL muss erfolgen. Hierfür müssen Sie erfragen, mit welcher Adresse Ihre Kommune im NdB erscheint. Diese Adresse muss die LWL.IT beim eigenen Dienstleister freischalten lassen. 
Benötigt wird ein Zugriff:

• auf die Web-Plattformen von DiPS.kommunal und 
• auf den TransferService, eine Komponente, welche den Dateitransfer zwischen dem Kunden und dem LWL gewährleistet. 

Die Verbindungen erfolgen über das Netz des Bundes, auf die Subdomain citeq.doi-de.net. Verwendet werden die Ports 8443 und 8444.
Die genauen Adressen sind kundenspezifisch. Wir teilen Ihnen gerne die Links mit, welche Sie zum Test der Verbindung aufrufen können. Gibt es Beim Aufruf einen Timeout, ist eine Freischaltung erforderlich. Erscheint eine Doxis-Anmeldeseite bzw. gibt es einen bestimmten Zertifikatsfehler auf Port 8444, ist der Zugriff gegeben.
Bitte beachten Sie, dass die Anfragen auf nicht üblicherweise freigegebenen Ports stattfinden. Möglicherweise ist auf Ihrer Seite noch eine Firewallregel zu konfigurieren.

An den Arbeitsplätzen der mit DiPS.kommunal arbeitenden Kolleginnen und Kollegen sind folgende Voraussetzungen nötig:

• Zugriff mit einem modernen Browser auf die Web-Plattform von DiPS.kommunal (siehe Frage 5.2)
• Zugriff auf das im Netzwerk vorhandene Verzeichnis, über welches der TransferClient die Daten mit dem LWL austauscht. (siehe Frage 5.5)

Für den TransferClient ist auf Ihrer Seite ein relativ schmal ausgestatteter Server nötig. Als Betriebssystem kommen Linux oder Windows in Betracht, viele Kunden nutzen den Server, auf dem die Verzeichnungssoftware - also Augias, Acta pro o. ä. - läuft. 
Um den TransferClient für Sie vorkonfigurieren zu können, sind die Angaben des Servernamens und des verwendeten Betriebssystems im von uns zur Verfügung gestellten Formular (diese erhalten Sie im Rahmen des Anbindungsverfahrens) sinnvoll.
 

Bei der auf Ihrer Seite eingesetzten Software handelt es sich um zwei Anwendungen: 

1. TransferClient: Der Transferclient stellt in regelmäßigen Intervallen eine Verbindung mit dem oben genannten TransferService des LWL her und synchronisiert dabei Daten zwischen einer Freigabe bei Ihnen und einem Arbeitsverzeichnis bei uns. Es werden bidirektional Dateien ausgetauscht, einschließlich der Steuerdateien für die Archivierungsvorgänge. Der TransferClient ist einmalig auf Ihrer Seite nötig. Die Archivmitarbeiterinnen und -mitarbeiter müssen über eine Netzwerkfreigabe auf ein Verzeichnis zugreifen können, welches im Client als Austauschverzeichnis konfiguriert wird. Die Authentifizierung des Clients mit unserer Seite funktioniert zertifikatsbasiert. 
2. PIT.plus: Das Programm PIT.plus dient auf den Arbeitsplatzrechnern der Archivmitarbeiterinnen und -mitarbeiter dazu, Dateien für eine Langzeitarchivierung zu strukturieren und zu packen. Das Programm lässt sich per msi-Datei installieren und basiert teilweise ebenfalls auf Java.

Der TransferClient sowie PIT.plus sind erst sinnvoll einsetzbar, sobald die Kommunikation mit unserer Seite vollständig eingerichtet ist. Gerne können wir die Einrichtung über TeamViewer o. ä. gemeinsam durchführen, sobald die Voraussetzungen gegeben sind. Für die Inbetriebnahme des TransferClients wird Ihnen eine vorkonfigurierte Version zusammengestellt.

Sowohl PIT.plus wie auch der TransferClient benötigen eine Java-Umgebung. Benötigt wird Java in Version 11. Für das Programm PIT.plus reicht eine Java-Runtime, der TransferClient benötigt ein JDK. 

Die Beschreibung des TransferClients bezieht sich auf den üblichen Fall, dass die Software unter Ihrer Regie betrieben wird. 

Die Speicherung erfolgt auf Seite das LWL redundant in zwei Rechenzentren. Auf diese Weise ist eine sehr hohe Ausfallsicherheit und ein hoher Schutz vor Datenverlust gewährleistet. Zusätzlich erfolgt eine Sicherung der Daten auf Magnetbändern. Der Zugang in die entsprechenden Rechenzentrumsbereiche ist nur für autorisierte Mitarbeiter möglich.
Eine tertiäre Sicherung wird in einem Rechenzentrum der jeweils anderen Betriebsstätte unserer Entwicklungsgemeinschaft vorgenommen. Die Daten der LWL-Kunden liegen also zusätzlich noch auf einem Server der Stadt Köln. So wird eine zusätzliche Absicherung gegen Katastrophenfälle gewährleistet.