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Archivierung aus elektronischen Fachverfahren

Die EDV-Anfänge reichen bei den meisten Kommunalverwaltungen bis in die 60er und 70er Jahre zurück. Das damalige Ziel war eine effektive Aufgabenerledigung. An eine Aussonderungsmöglichkeit für die Archivierung und Langzeitsicherung der erhobenen Daten wurde nicht gedacht. Es entwickelten sich Spezialsoftwares, die eine Fachaufgabe oder eine Reihe verwandter Fachaufgaben vereinfachten, indem sie zum Beispiel interne Berechnungen durchführten, bestimmte Voraussetzungen prüften und schließlich die Bescheiderstellung unterstützten. Im Laufe der Entwicklung haben viele der Programme "Archivfunktionen" eingeführt, durch die nicht mehr für den aktuellen Betrieb benötigte Daten ausgelagert werden können. Manche Fachanwendungen verknüpfen dies sogar mit Löschroutinen für diese Altdaten.

Obwohl das Nordrhein-Westfälische Archivgesetz schon in der ersten Fassung auch elektronische Daten und die zur Auswertung und zum Verständnis notwendige Hilfsmittel für anbietungspflichtig deklarierte, kümmerten sich die meisten Archivarinnen und Archivare wenig um die dort entstehenden Unterlagen. Es galt bei den meisten das Credo: "Alles Wichtige kommt auf Papier!". Auf diese Wiese sind erhebliche Bewertungs- und Übernahmerückstände entstanden, zu denen unter anderem archivwürdige Bestände wie das Einwohnermeldewesen oder das Gewerberegister gehören.

Folgendes Vorgehen hat sich in regionalen Arbeitskreisen der Archive und Rechenzentren als sinnvoll erwiesen:

  1. Erstellen einer Liste der EDV-Fachverfahren
    1. Bezeichnung der Anwendung
    2. Umrissartige Funktionsbeschreibung
    3. Einsatzorte in der Verwaltung / den Organisations-Einheiten
    4. Struktur der Datenhaltung (Zentrale Server, dezentrale Server, Einzelplatzlösung)
    5. Archivische Vorbewertung
  2. Archivische Vorprüfung in Zusammenarbeit mit den erzeugenden Fachstellen
  3. Priorisierung des Handlungsbedarfs nach Wichtigkeit
  4. Ermittlung von Grundlagen für Aussonderungsschnittstellen
  5. Gegebenenfalls auch schon Übernahme von noch nicht "archivreifen" Daten

In den Jahren von 2006 bis 2015 wurden Fachverfahrenslisten und Bewertungsempfehlungen für

  • den Kreis Gütersloh und seine Städte und Gemeinden (2006)
  • den Kreis Lippe (2006)
  • die kreisfreie Stadt Bielefeld (2006)
  • den Kreis Soest und seine Städte und Gemeinden (2010)
  • den Märkischen Kreis und seine Städte und Gemeinden (2012)
  • die kreisfreie Stadt Bochum (2015)

erarbeitet.

Für das Vorgehen in der Stadt Bochum liegt ein publizierter Arbeitsbericht vor, den wir hier zum Download anbieten.

Die einzelnen Fachverfahrenslisten können wir in Rücksprache mit den betroffenen Verwaltungen anderen Kommunalverwaltungen aus Nordrhein-Westfalen zur Verfügung stellen. Bitte senden Sie gegebenenfalls einen entsprechenden Wunsch per E-Mail an: lwl-archivamt@lwl.org

Empfehlungen und weiterführende Informationen bezüglich der Archivierung aus elektronischen Fachverfahren

In dieser Sammlung finden Sie von uns zusammengetragene Empfehlungen zur Vorgehensweise bei der Archivierung aus elektronischen Fachverfahren sowie weiterführende Informationen zum Thema.

Baugenehmigungsakten

Empfehlungen und Informationen zum Umgang mit Einwohnermeldedaten

Empfehlungen und Informationen zum Umgang mit Ratsinformationssystemen

Empfehlungen und Informationen zum Umgang mit Personenstandregistern

Empfehlungen zu Speicherung kommunaler Webseiten