Im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können diese Daten mit Systemen zur Langzeitspeicherung, auch Dokumentenmanagementsysteme (DMS) genannt, vorgehalten werden. Die verwendeten Systeme sollten sich an den Technischen Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) orientieren. Viele DMS-Hersteller werben mit entsprechenden Referenzen und dem Schlagwort der Revisionssicheren Speicherung. Tatsächlich sind die Systeme in der Lage, durch entsprechende Speichersysteme und oft durch Verschlüsselungs- und Signaturverfahren die Integrität und Authentizität der Daten sicher zu stellen. Doch was passiert nach der Aufbewahrungsfrist?

Nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist beginnt der Einsatzbereich der Elektronischen Langzeitarchivierung!

Auch hier werden vergleichbare, sichere Speichersysteme eingesetzt, die die Nullen und Einsen des Bitflusses an ihren Stellen halten. Dies nennt sich Bitstream Preservation. Statt elektronischer Signaturen werden für den langfristigen Authentizitätsnachweis alle Bearbeitungs- und Veränderungsschritte an den abgelegten Informationen protokolliert und dokumentiert. Die zu erhaltenden Primärdaten werden mit allen zum Verständnis notwendigen Metadaten und diesen Prozessdaten in Archivinformationspakte, sogenannte AIPs, verpackt. Statt an den BSI-Richtlinien orientiert man sich am international anerkannten ISO-Standard 14721:2012 "Open Archival Information System" beziehungsweise "Offenes Archiv-Informations-System(OAIS)" im Deutschen.

Der LWL bietet gemeinsam mit der Betriebsstätte Köln das Langzeitarchivsystem DiPS-kommunal an, das unter dem Dach des Digitalen Archivs Nordrhein-Westfalen (DA NRW) entwickelt wurde. Hierunter finden Sie Links unter denen Sie mehr Informationen zu DiPS-kommunal und dem Digitalen Archiv NRW finden können.