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Elektronische Langzeitarchivierung

Seit vielen Jahren ist jedem, der sich mit dem Thema "Datenverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung" beschäftigt klar, dass inzwischen so große Bereiche der täglichen Arbeit computergestützt laufen, dass hier im großen Stil langfristig zu erhaltende Informationen entstehen. Kurz gesagt: Hier entsteht elektronisches Archivgut!

Im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können diese Daten mit Systemen zur Langzeitspeicherung, auch Dokumentenmanagementsysteme (DMS) genannt, vorgehalten werden. Die verwendeten Systeme sollten sich an den Technischen Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) orientieren. Viele DMS-Hersteller werben mit entsprechenden Referenzen und dem Schlagwort der Revisionssicheren Speicherung. Tatsächlich sind die Systeme in der Lage, durch entsprechende Speichersysteme und oft durch Verschlüsselungs- und Signaturverfahren die Integrität und Authentizität der Daten sicher zu stellen. Doch was passiert nach der Aufbewahrungsfrist?

Nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist beginnt der Einsatzbereich der Elektronischen Langzeitarchivierung!

Auch hier werden vergleichbare, sichere Speichersysteme eingesetzt, die die Nullen und Einsen des Bitflusses an ihren Stellen halten. Dies nennt sich Bitstream Preservation. Statt elektronischer Signaturen werden für den langfristigen Authentizitätsnachweis alle Bearbeitungs- und Veränderungsschritte an den abgelegten Informationen protokolliert und dokumentiert. Die zu erhaltenden Primärdaten werden mit allen zum Verständnis notwendigen Metadaten und diesen Prozessdaten in Archivinformationspakte, sogenannte AIPs, verpackt. Statt an den BSI-Richtlinien orientiert man sich am international anerkannten ISO-Standard 14721:2012 "Open Archival Information System" beziehungsweise "Offenes Archiv-Informations-System(OAIS)" im Deutschen.

Der LWL bietet gemeinsam mit der Betriebsstätte Köln das Langzeitarchivsystem DiPS-kommunal an, das unter dem Dach des Digitalen Archivs Nordrhein-Westfalen (DA NRW) entwickelt wurde. Hierunter finden Sie Links unter denen Sie mehr Informationen zu DiPS-kommunal und dem Digitalen Archiv NRW finden können.

Der Umgang mit elektronischen Daten, die behördlichen Fachverfahren entsprungen sind, stellt eine wichtige Herausforderung für moderne Archiv dar.

Mehr Informationen zur Archivierung aus elektronischen Fachverfahren

DiPS.kommunal ist eine Langzeitarchivlösung, die durch den Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) und die Stadt Köln betrieben wird.

Mehr Informationen zu DiPS.kommunal

Unsere Blogbeiträge zum Thema Elektronische Langzeitarchivierung

Auf unserem hauseigenen Blog finden Sie noch einige nützliche und informative Beiträge über das Thema Elektronische Langzeitarchivierung und DiPS.kommunal. Diese finden Sie hier verlinkt.

Weiterführende Informationen zu digitaler Langzeitarchivierung

Hier haben wir für Sie einige weiterführende Informationen zu digitaler Langzeitarchivierung zusammengetragen. Sie finden hier unter anderem die Seite des Kompetenznetzwerkes für digitale Langzeitarchivierung nestor. Die von nestor erarbeitete kleine Enzyklopädie der Langzeitarchivierung haben wir hier ebenso verlinkt wie den Katalog archivischer Dateiformate von KOST.