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Archive und DMS

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die auch als Vorgangsbearbeitungs-Systeme (VBS) oder Enterprise Content Managementsysteme (ECM) bezeichnet werden, dienen der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Vorgänge. Man versteht darunter in Deutschland die Überführung und Fortschreibung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente (Schriftgutverwaltung) und Dokumentzusammenhänge (Vorgänge, Akten) in elektronischen Systemen.

Zum Thema DMS/ECM in der öffentlichen Verwaltung empfiehlt sich ein Besuch auf der Internetseite "Verwaltung innovativ". Viele Jahre bot das DOMEA-Konzept einen verlässlichen Standard für die deutschen Verwaltungen. Es ist im Mai 2012 durch das "Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit" abgelöst worden, das die aktuellen technischen Entwicklungen berücksichtigt.

Das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit

Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Der Baustein E-Fachverfahren befindet sich momentan noch in Planung. Die nachfolgenden Bausteine sind bereits verfügbar:

Gemeinsame Rahmenvorgaben

Der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik und der IT-Planungsrat bündeln die Bemühungen um gemeinsame Rahmenvorgaben des Bundes, der Länder und der Kommunen:

  • DMS/VBS: Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit (2012)
  • Datenformate: SAGA 5.0 (2011)
  • Datensicherheit: IT-Grundschutzkompendium Edition 2020
  • Wirtschaftlichkeit: Fachkonzept WiBe 5.0 (2014)
  • Datenaustausch: XÖV, OSCI
  • IT-Einsatz und Ziele: Nationale E-Government Strategie (2010)

Die Norm "Schriftgutverwaltung"

Sowohl für den öffentlich-rechtlichen wie für den privatrechtlichen Bereich wurde die internationale Norm "Schriftgutverwaltung" (ISO 15489) entwickelt. Eine gute Zusammenfassung aus archivarischer Sicht bietet:

MichaelWettengel / Ruth Kappel, Internationale Normungsarbeit im Bereich der Schriftverwaltung: Zur Veröffentlichung der ISO 154898-1 (Records Management), in: Archiv und Wissenschaft 35 (2002), Heft 4, S.173-183.