Klima und Einrichtung eines Magazins sollten auf die darin verwahrten Bestände ausgerichtet sein. Die richtige Werkstoffwahl der Einrichtung spielt eine ebenso große Rolle, wie die Anbringung, damit Luftzirkulation gewährleistet und Schädigungen durch Schadstoffe vermieden wird. Die kontinuierliche Erfassung und Analyse der Klimawerte ist unabdingbar, um Maßnahmen zur Klimaverbesserung ergreifen zu können. Nur so können Alterungsprozesse verlangsamt und akute Schäden wie Schimmelpilzbefall vermieden werden.

Das LWL-Archivamt entleiht bei Bedarf Datenlogger zur Überprüfung der Klimawerte und berät anhand der gewonnenen Informationen sowie bei Ortsbesichtigungen über Verbesserungsmöglichkeiten.

Die magazintechnische Bearbeitung von Beständen ist ein wichtiger Schritt der präventiven Bestandserhaltung und dauerhafte Aufgabe im Archiv. Sowohl die Benutzbarkeit als auch der Erhaltungszustand der Archivalien wird dadurch langfristig verbessert.

Während der magazintechnischen Bearbeitung treten immer wieder Fragen auf, wie mit Sonderfällen innerhalb der Akten, z.B. fotografischen Materialien, Plastikhüllen, Spiralbindungen etc. umgegangen werden soll.

Diese Fragen wurden in den letzten Jahren im LWL-Archivamt gesammelt und zu einer Handreichung für den Magazindienst zusammengestellt. Sie dient als Arbeitshilfe und Nachschlagewerk während der Bearbeitung, ebenso wie zur Einarbeitung neuer Mitarbeitenden und kann auch für andere Einrichtungen als Orientierungshilfe nützlich sein.

Mappen und Archivschachteln sind der wichtigste Schutz der Bestände vor Klimaschwankungen, Staub und Lichteinfluss. Sie erleichtern die platzsparende Einlagerung des Archivguts sowie seinen Transport. Eine stabile, archivaliengerechte Verpackung der Bestände ist zudem im Havariefall eine wichtige Voraussetzung zur Schadensbegrenzung.

Der Markt bietet eine Vielfalt von Produkten für alle Archivaliengattungen. Wir beraten Sie gern im Hinblick auf Materialqualität und Konstruktionsmerkmale.

Archivgut ist vielerlei Risiken ausgesetzt: während der Bearbeitung und Einsichtnahme aber auch der Vervielfältigung und dem Transport. Es bedarf der Sensibilisierung aller Beteiligter, einen bewussten Umgang mit den teils geschädigten und gealterten Originalen zu pflegen. Wir unterstützen Sie gern bei der Erstellung individueller Handlungsanweisungen, Benutzungs- und Lesesaalordnungen, die helfen Schäden zu vermeiden.

Auch in Ausstellungen sollte auf geeignete Rahmenbedingungen geachtet werden. Lichtintensität und Klima sind auf die zu präsentierenden Objekte abzustimmen. Für Dauerausstellungen empfiehlt sich die Anfertigung von Reproduktionen, um die Originale vor irreversiblen Veränderungen zu bewahren. Wir beraten Sie bezüglich geeigneter Ausstellungsbedingungen und stellen bei Bedarf individuelle Montagen und Präsentationshilfen her.

Papierfischchen, Silberfischchen und andere Schädlinge sind nicht nur in Wohnhäusern anzutreffen, sondern können auch ihren Weg in die Magazinräume finden und dort das Schriftgut massiv schädigen. Die Integrierte Schädlingsbekämpfung beinhaltet Maßnahmen für den akuten Schädlingsbefall und bildet mit der Festlegung von geeigneten präventiven Maßnahmen und einem regelmäßigen Monitoring ein ganzheitliches System. So können versteckte Befälle detektiert, Maßnahmen eingeleitet und ihre Effektivität kontrolliert werden. 

Wir beraten Sie gern bezüglich präventiver und bekämpfender Maßnahmen sowie bei der Auswahl geeigneter Monitoring-Fallen.

Checklisten zu Gebäudetechnik und Sicherheitssystemen helfen Risiken zu erkennen und zu beseitigen. Individuelle Alarmpläne und gebäudespezifische Notfallpläne müssen erarbeitet und in regelmäßigen Übungen erprobt und optimiert werden. Im Ernstfall kann ein gut etabliertes präventives Notfallmanagement entscheidend zur Schadensbegrenzung beitragen. Hierzu gehört auch und vor allem die Bildung regionaler Notfallverbünde.  

Für weitere Informationen siehe: Notfälle im Archiv.