Bewertung und Übernahme elektronischer Unterlagen - Business as usual?

Expertenworkshop am 11. und 12. Juni 2013 in Münster

Auf Einladung des LWl-Archivamtes für Westfalen, das bereits über ein elektronisches Langzeitarchiv verfügt, kamen mehr als 60 Archivarinnen und Archive ins Landeshaus nach Münster, um sich mit Fragen der Auswahl und Übernahme von elektronischen Unterlagen zu beschäftigen.

Seit Jahren wird in den Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen verstärkt elektronisch gearbeitet, nicht zuletzt auch, um den Bürgerinnen und Bürgern mehr Komfort bei der Erledigung von Behördengängen zu bieten. Wie elektronische Unterlagen dauerhaft gesichert werden können, zählt derzeit zu den größten Herausforderungen der Archive.

Die Experten aus Staats-, Kommunal-, Wirtschafts-, Medien- und Kirchenarchiven aus dem gesamten Bundesgebiet sind im Rahmen der Tagung insbesondere den Fragen nachgegangen, welche Quellen in Zeiten von Wissensmanagement – und Informationssystemen, komplexen Datenbankanwendungen und kollaborativen Softewareanwendungen in den Verwaltungen entstehen, wie daraus eine Auswahl getroffen werden kann, und in welcher Form diese Quellen der künftigen Forschung zur Verfügung gestellt werden können. Sollte ein Forscher auch noch in 100 Jahren maßgebliche Funktionalitäten einer Datenbank nutzen können oder reichen vielmehr die darin gespeicherten "harten Fakten"? In welchem Maße dürfen sich Archive bei der Erarbeitung von Fachkonzepten von angenommenen Nutzerinteressen leiten lassen? Welche technischen Möglichkeiten bestehen überhaupt, Informationen aus solchen oder vergleichbaren System dauerhaft in den Archiven zu sichern?

Die Diskussionen über den Umgang mit elektronischen Unterlagen sollen fortgesetzt werden. Unter den Teilnehmenden herrschte Einigkeit darüber, dass Lösungskonzepte nur in enger Vernetzung und in regelmäßigem Austausch von Archivfachleuten und EDV-Spezialisten erarbeitet werden können.

Präsentationen der Vorträge sind ab sofort abrufbar. Zur Tagung erscheint Ende des Jahres eine Publikation, die über das LWL-Archivamt bezogen werden kann.