LWL-Archivamt für Westfalen

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Elektronische Langzeitarchivierung

Seit vielen Jahren ist jedem, der sich mit dem Thema "Datenverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung" beschäftigt, klar, dass inzwischen so große Bereiche der täglichen Arbeit computergestützt laufen, dass hier im großen Stil langfristig zu erhaltende Informationen entstehen: elektronisches Archivgut!

Im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können diese Daten mit Systemen zur Langzeitspeicherung vorgehalten werden (Dokumentenmanagementsysteme, kurz: DMS), die sich an den Technischen Richtlinien des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) orientieren. Viele DMS-Hersteller werben mit entsprechenden Referenzen und dem Schlagwort der Revisionssicheren Speicherung. Tatsächlich sind die Systeme in der Lage, durch entsprechende Speichersysteme und oft durch Verschlüsselungs- und Signaturverfahren die Datenintegrität und -authentizität sicher zu stellen. Doch was passiert nach der Aufbewahrungsfrist?

Nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist beginnt der Einsatzbereich der Elektronischen Langzeitarchivierung!

Auch hier werden vergleichbare sichere Speichersysteme eingesetzt, die die Nullen und Einsen des Bitflusses an ihren Stellen halten (Bitstream Preservation). Statt elektronischer Signaturen werden für den langfristigen Authentizitätsnachweis alle Bearbeitungs- und Veränderungsschritte an den abgelegten Informationen protokolliert und dokumentiert. Die zu erhaltenden Primärdaten werden mit allen zum Verständnis notwendigen Metadaten und diesen Prozessdaten in Archivinformationspakete - sog. AIPs - verpackt. Statt an den BSI-Richtlinien orientiert man sich am internationale anerkannten ISO-Standard 14721:2012 "Open Archival Information System" bzw. „Offenes Archiv-Informations-System“ (OAIS).

Der LWL bietet gemeinsam mit der Betriebsstätte Köln das Langzeitarchivsystem DiPS.kommunal (Link zu „DiPS.kommunal“) an, das unter dem Dach des DA NRW (Link zu https://www.danrw.de/ oder zu einer weiteren LWL-Seite mit dem Textbaustein zum DA NRW auf https://www.lwl-archivamt.de/de/Fachinformationen/Archiv_IT/langzeitarchivierung/ , der dann auf das DA NRW verweist) entwickelt wurde.