LWL-Archivamt für Westfalen

Jahnstraße 26
48147 Münster
Tel.: 0251/591-3890
E-Mail: LWL-Archivamt@lwl.org

Archivierung aus elektronischen Fachverfahren

Die EDV-Anfänge reicht bei den meisten Kommunalverwaltungen bis in die 60er/70er Jahren zurück. Das damalige Ziel war eine effektive Aufgabenerledigung, während nicht an eine spätere Aussonderungsmöglichkeit ans Archiv und die Langzeitsicherung der erhobenen Daten gedacht war. Es entwickelten sich Spezialsoftwaren, die eine Fachaufgabe oder eine Reihe verwandter Fachaufgaben vereinfachten, indem sie z.B. interne Berechnungen durchführten, bestimmte Voraussetzungen prüften und schließlich die Bescheiderstellung unterstützten. Im Laufe der Entwicklung haben viele der Programme »Archivfunktionen« eingeführt, durch die nicht mehr für den aktuellen Betrieb benötigte Daten ausgelagert werden können. Manche Fachanwendungen verknüpfen dies sogar mit Löschroutinen für diese Altdaten.

Obwohl das Nordrhein-Westfälische Archivgesetz schon in der ersten Fassung auch elektronische Daten und die zur Auswertung und zum Verständnis notwendigen Hilfsmittel für anbietungspflichtig deklarierte, kümmerten sich die meisten Archivarinnen und Archivare wenig um die dort entstehenden Unterlagen. Es galt bei den meisten das Credo: »Alles Wichtige kommt auf Papier!«. Auf diese Weise sind erhebliche Bewertungs- und Übernahmerückstände entstanden, zu denen u.a. archivwürdige Bestände wie das Einwohnermeldewesen oder das Gewerberegister gehören.

Folgendes Vorgehen hat sich in regionalen Arbeitskreisen der Archive und Rechenzentren als sinnvoll erwiesen:

  1. Erstellen einer Liste der EDV-Fachverfahren.
    1. Bezeichnung der Anwendung
    2. Funktionsbeschreibung (umrissartig)
    3. Einsatzorte in der Verwaltung / Organisations-Einheiten
    4. Struktur der Datenhaltung (Zentr. Server, dezentr. Server, Einzelplatzlösung)
    5. Archivische Vorbewertung
  2. Archivische Vorprüfung in Zusammenarbeit mit den erzeugenden Fachstellen
  3. Priorisierung des Handlungsbedarfs (Wichtigkeit / Dringlichkeit)
  4. Ermittlung von Grundlagen für Aussonderungsschnittstellen
  5. Ggf. auch schon Übernahme von noch nicht »archivreifen« Daten

 

In den Jahren von 2006 bis 2015 wurden Fachverfahrenslisten und Bewertungsempfehlungen für

  • den Kreis Gütersloh und seine Städte und Gemeinden (2006),
  • den Kreis Lippe (2006),
  • die kreisfreie Stadt Bielefeld (2006),
  • den Kreis Soest und seine Städte und Gemeinden (2010),
  • den Märkischen Kreis und seine Städte und Gemeinden (2012) und
  • die kreisfreie Stadt Bochum (2015)

erarbeitet.

Für das Vorgehen in Bochum liegt ein publizierter Arbeitsbericht vor.

Die einzelnen Fachverfahrenslisten können wir in Rücksprache mit den betroffenen Verwaltungen anderen Kommunalverwaltungen aus NRW zur Verfügung stellen. Bitte senden Sie ggf. einen entsprechenden Wunsch an: lwl-archivamt@lwl.org.